Áreas que cobrimos
Cinco serviços, na ordem em que costumam ser implantados. O que muda de uma fábrica para outra é o número de ordens abertas e a duração da encomenda.
Contabilidade gerencial por ordem
Plano de contas da fábrica, regra de abertura e numeração da ordem de produção ligada à proposta aprovada, e a rotina de apropriação: requisição de material com número da ordem, baixa no mesmo dia, retorno de sobra pesado e cartão de turno de quatro campos.
Orçamento por centro de custo
Corte, solda, pintura e montagem com orçamento anual próprio, revisão a cada trimestre e a comparação mensal entre o previsto e o apropriado, com a explicação escrita de cada diferença.
Apuração de custo e formação de preço
Custo fechado por ordem — material, horas por operação, sobra e refugo — e a base de preço para a próxima proposta, com a observação do que saiu diferente na encomenda anterior.
Tesouraria, medição e pagamentos
Cronograma de etapas amarrado à medição e à emissão, calendário de pagamentos e adiantamentos, regra de aprovação por alçada e projeção de fluxo de caixa revista toda semana.
Fechamento do mês e relatórios
Roteiro de fechamento com data para cada tarefa, encerramento das ordens concluídas, relatório mensal por centro de custo e reunião de leitura de uma hora com os sócios.
Dez semanas, sete entregas, nenhuma etapa sem coisa pronta
Abra cada bloco para ver o que é feito, quem participa do seu lado e o que fica na fábrica quando ele termina.
Bloco 1Visita e leitura do chão
Três dias no galpão acompanhando uma encomenda em andamento, do almoxarifado à expedição.
Do seu lado: Encarregado de produção e almoxarife
Fica com você: Mapa do caminho do material e da hora, em uma folha.
Bloco 2Plano de contas e centros de custo
Contas reescritas com o vocabulário da fábrica; corte, solda, pintura e montagem viram centros de custo.
Do seu lado: Escritório e sócio
Fica com você: Árvore de contas impressa e arquivo de importação.
Bloco 3Abertura e numeração de ordens
Regra de quando a ordem nasce, quem abre e como ela se liga à proposta aprovada.
Do seu lado: Comercial e programação
Fica com você: Regulamento de duas páginas e talão numerado.
Bloco 4Apropriação de material
Requisição com número da ordem, conferência na saída e baixa no mesmo dia.
Do seu lado: Almoxarife e conferente
Fica com você: Formulário de requisição e treino de duas pessoas.
Bloco 5Apontamento de horas por operação
Cartão simples por turno, com ordem e operação, recolhido na saída.
Do seu lado: Encarregado e apontador
Fica com você: Modelo de cartão e a planilha que o consolida.
Bloco 6Medição, parcela e caixa
Cronograma de etapas amarrado às parcelas, com projeção de fluxo de caixa de dezesseis semanas.
Do seu lado: Financeiro e sócio
Fica com você: Calendário de medição e planilha de projeção.
Bloco 7Encerramento e primeiro fechamento
Duas ordens encerradas com conferência entre previsto e apropriado, e o mês fechado na data combinada.
Do seu lado: Sócios, escritório e produção
Fica com você: Ficha de encerramento, relatório do mês e lista de pendências.
Três degraus, na ordem em que costumam ser contratados
Cada degrau pressupõe o anterior. Ninguém precisa contratar tudo de uma vez, e a fábrica pode parar em qualquer um deles.
Visita de leitura
- Três dias no chão de fábrica
- Mapa do caminho do material e da hora
- Lista de pendências com responsável e prazo
- Devolução em reunião com os sócios
Implantação por ordem
- Plano de contas e centros de custo
- Regra de abertura e numeração de ordens
- Requisição de material e apontamento de horas
- Cronograma de medição amarrado às parcelas
- Duas ordens encerradas com conferência
Fábrica acompanhada
- Fechamento mensal em data marcada
- Relatório por ordem, com previsto e apropriado
- Projeção de caixa revista a cada quinzena
- Orçamento anual por centro de custo
- Visita mensal ao galpão
O que a fábrica pergunta antes de abrir a porta
Respostas curtas, sem promessa que dependa do que acontece no galpão.
Vamos ter que trocar o sistema?
Não. Na maioria das fábricas o sistema já tem ordem de produção e ninguém usa. Ativamos o que existe e, quando falta mesmo, uma planilha resolve até umas trinta ordens simultâneas.
O pessoal do chão vai preencher cartão?
Preenche quando o cartão tem quatro campos e é recolhido na saída do turno pelo encarregado. Cartão com quinze campos volta em branco.
Quanto tempo de parada a fábrica tem?
Nenhuma. As visitas acompanham a produção em andamento; o treino é de trinta minutos por pessoa, feito em dois turnos.
E as ordens que já estão em andamento?
Abrimos ordem para elas a partir de hoje e anotamos o consumido até aqui como saldo inicial estimado, com essa palavra escrita na ficha.
Isso não é trabalho do contador?
O escritório contábil cumpre a obrigação fiscal no calendário dela. O custo por ordem é controle interno e serve para orçar a encomenda seguinte.
Vocês mexem em preço de venda?
Entregamos a ficha de custo por ordem e mostramos como ela se liga à formação de preço. A decisão sobre preço continua sendo do sócio.
Conte que encomenda está no galpão hoje
Na visita de leitura acompanhamos uma ordem em andamento e dizemos, por escrito, onde o material e a hora estão se perdendo.
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